Este último día de Evento Blog me ha resultado más interesante que los anteriores, pese a que sólo ha habido tres conferencias (y una de ellas me la he perdido). La primera, de Luis Suárez ha tratado sobre las herramientas de la Web 2.0 (se dice Web social, coño!) aplicadas al trabajo en las empresas (presentación en SlideShare). La segunda ha tratado un tema muy concurrente en los últimos meses, la llamada muerte de los blogs. Esta última, de Hernán Casciari, ha sido profética, y ha arrancado los efusivos aplausos de un público realmente emocionado.

Pero hablemos sobre la conferencia de las herramientas sociales en el entorno corporativo. Luis Suárez es Community Builder & Social Computing Evangelist de IBM, un cargo que desempeña desde su casa de Gran Canaria, con 500 compañeros alrededor de todo el mundo. En un entorno de teletrabajo dentro de una empresa tecnológica pretender prescindir del email suena a majadería, y así fue visto al principio. Pero Luis lleva 10 meses sin usar prácticamente el correo electrónico en el trabajo. Frente al arcaico sistema de entrada y salida de mensajes porpone el uso del “software social”. El correo electrónico le parece un sistema deficiente: recibir cientos de mensajes diarios que no se acaban atendiendo indica que no es la mejor herramienta posible. Él cree que el email le obliga a hacer el trabajo de los demás, perdiendo demasiado tiempo.

Luis defiende que con los flujos de información en la empresa, el contenido ya no es “el rey” en el mundo empresarial. Cuando se escribe un documento (email, informe, etc), al pulsar “guardar” o “enviar”, en ese momento el documento ya queda desfasado, pues enseguida surgirán propuestas de cambios, mejoras, etc. Lo importante no es el contenido, es la gente que está detrás del contenido, lo que la gente piensa acerca del tema, lo que “no está documentado”. Escribimos más lento que hablamos, hablamos más lento que pensamos. Si todos los flujos de información en la empresa se dan por escrito (email), los procesos se ralentizan mucho, la atención se dispersa y se pierden muchas oportunidades de colaboración.

Para Luis no existe la organización. Existen comunidades de intereses comunes guiadas por la pasión por un tópico, unos contenidos, etc. La transparencia en las actividades de las comunidades y la apertura del trabajo que realizan, acaban influyendo en la organización.

En las comunidades no hay jerarquías, sino que las relaciones se basan en la confianza. Se busca la confianza de los compañeros, ya que la gente trabaja con los que más confianza tiene.

En una comunidad, el trabajo lo hace la comunidad. Lo importante es la colectividad. Si te ausentas de la comunidad, la comunidad hace tu trabajo. Cuando regreses, harás el trabajo de los demás.

La comunidad te ayuda a ser productivo, ya que filtra el trabajo y ahorras tiempo de procesar emails y demás costumbres mañaneras.

Para que esto sea posible en la empresa, es esencial dar libertad a los empleados. No son niños para tenerlos controlados (realmente no se puede controlar a los empleados). Ellos tienen el control, deciden qué comparten y qué no comparten. Pueden conectar con gente y compartir conocimientos, contenidos. Conectar con otros departamentos de la organización, ir más allá de su equipo, de su departamento. La transparencia y el acceso a la información de toda la empresa son la base de esta nueva manera de entender el trabajo.

Un caso ejemplar: alguien envía una idea por email a mucha gente, y recibe un montón de respuestas que tiene que procesar, priorizar. Así se crea una cadena de decenas de emails y respuestas para concluir una presentación, por ejemplo. Solución: formato wiki. Es público, transparente, abierto, el cauce más natural de procesar colectivamente las ideas. El esfuerzo de la gente es el esfuerzo de todos, hay lugar para la sinergia. No hay más que ver a la Wikipedia. O el mismo Google Docs, ya usado por miles de equipos para trabajar sobre documentos compartidos.

Sustituyendo el email por el software social

Cabe recordar que estos servicios sociales no tienen que ser obligatoriamente públicos, sino que se puede tener acceso sólo a los empleados o a algún departamento en concreto, según cada caso.

Para lograr una mayor eficacia en el uso de las herramientas de información el camino es especializar la utilización del email. Es decir, diferenciar los tipos de interacciones que se dan por correo y llevarlas a las diferentes herramientas sociales. Por ejemplo, Flickr sirve para compartir fotos, y sólo fotos. Si buscas fotos, vas a Flickr y sabes que allí estará. Se acabó enviar fotos por email.

Otra buena herramienta son los marcadores sociales (Delicious, Magnolia, etc), que hacen de filtro de calidad para las fuentes de información. La cantidad de gente que ha marcado un determinado recurso indica la calidad e interés del mismo. Se acabaron los emails del tipo "he encontrado un artículo muy interesante sobre el tema…".

Lo que llama la atención de las herramientas sociales es que se ocupan de un algún servicio y sólo eso (favoritos sociales, presentaciones, vídeos, etc). Especialización y simplicidad para aumentar la productividad.

Un caso recurrente es cuando varias personas te hacen la misma pregunta o te plantean el mismo problema. En lugar de responder varias veces por email, se sube al blog y, además ofrece un valor añadido como estar presente en los buscadores o poder conocer quién planteó la pregunta, la respuesta, los comentarios, etc. Todo ello bajo la máxima de la simplicidad.

De este modo se van eliminando diferentes usos que hacemos del email, en favor de servicios concretos. Luis Suárez declara que el email resulta útil en casos muy escasos, como las conversaciones uno a uno sobre temas confidenciales.

Todas estas propuestas tiene varias interpretaciones. Se pueden coger ideas y aplicarlas a nivel personal, como muchos de nosotros haremos tras escuchar esta atrevida charla, pero lo que este “knowledge worker” indica es un cambio más profundo, una implantación de las herramientas sociales en la filosofía de trabajo de las empresas, donde prime la transparencia y los flujo de información sean cada vez más ágiles. Algunos lo verán como un intento de convertir la oficina en una comuna hippie, aunque personalmente creo que en algunos casos como los entornos universitarios, esta filosofía no es sólamente beneficiosa, sino esencial en la institución.

Algunos apuntes finales:

• IBM ofrece interesantes herramientas para estos propósitos, como Lotus, Sametime…
• En Asia y América estas metodologías están más extendidas, ya que hay una conciencia más extendida que en Europa de que compartir conocimiento es beneficioso, y no va a poner en peligro el propio puesto de trabajo.
• Algunas herramientas sociales abiertas: LinkedIn, Twitter, Magnolia, los blogs.
• Luis apunta que la crisis va a hacer ver quién está en el siglo XXI en cuanto a metodologías de trabajo colaborativo. Productividad no por presencia (oficina, horario), sino por resultados.
  Enseñar a la gente a usar las herramientas sociales no una pédida de tiempo. Es una inversión que se amortiza con el tiempo.